Niewielu widziało… Wszyscy o nim słyszeli. Spotkanie z Yeti.

Opis stanowiska pracy jest jak Yeti. Wszyscy o nim słyszeli, niewielu widziało…

UPS… czym jest OSP?

Dokument zwany opisem stanowiska pracy teoretycznie istnieje w każdej organizacji. Wszak coś trzeba wpisać do umowy o pracę. Coś napisać w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Od zawsze jednak, w wielu firmach jest bagatelizowany.

Dlaczego? Ano dlatego, że uważany jest za niezbyt ważny, by tracić czas i energię na jego przygotowanie. Zawsze jest coś ważniejszego i pilniejszego do zrobienia. A poza tym: no przecież wiadomo co robi przedstawiciel handlowy, kierownik produkcji czy główna księgowa.

A może jednak są jakieś zalety (w)prowadzenia aktualnych opisów stanowisk? Może ta dokumentacja coś wnosi do przedsiębiorstwa?

Tak jak fundament stanowi podstawę każdej budowli, tak opis stanowiska pracy jest bazą dla funkcjonowania firmy. Porządkuje strukturę organizacyjną, określa i formalizuje obowiązki pracowników, umożliwia budowanie ścieżek kariery. Można by wyliczyć jeszcze wiele procesów, w których OSP pomaga.

Opis stanowiska ułatwia też rekrutację. I na tym procesie skupimy dziś uwagę.

UPS… muszę kogoś zatrudnić!

W chwili, w którym w przedsiębiorstwie powstaje potrzeba rekrutacyjna, pierwszym dokumentem, po który manager powinien sięgnąć jest…? Dokładnie tak – opis stanowiska.  Będzie on podstawą dla pracy rekrutera: wewnętrznego lub zewnętrznego.

Bez opisu (uwaga: aktualnego opisu) rekrutacja jest trudniejsza. Co prawda rekruterzy wewnętrzni mają łatwiej. Znają przecież lepiej firmę i jej kulturę organizacyjną. Łatwiej, nie oznacza jednak łatwo. Rekruterzy zewnętrzni mają znacznie większy kłopot jeśli otrzymują szczątkowe albo ogólne informacje. Dlatego bywają wścibscy i męczący na początku współpracy. Muszą tacy być, jeśli chcą swoje zadanie wypełnić szybko i zgodnie z oczekiwaniami.

Co bowiem oznacza „pozyskiwanie klientów” w przypadku stanowiska sprzedażowego? Może oznaczać realizację całego procesu od wyszukania potencjalnych klientów, przez umawianie i odbywanie spotkań, po wystawianie faktur i realizację reklamacji. Równie dobrze może ograniczać się do wizyt umówionych przez call center i przekazanie zamówienia do działu obsługi klienta.

Co bowiem oznacza „udział w targach” w przypadku stanowiska handlowego? Może być planowaniem, przygotowaniem materiałów promocyjnych i obsługą stoiska. Równie dobrze może oznaczać jedynie reprezentowanie firmy przy wyznaczonym stoisku.

Gra warta świeczki

Niesprecyzowane obowiązki mogą i bywają źródłem nieporozumień między kandydatem a potencjalnym przełożonym. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej wypływają zadania, o których w ogóle nie było mowy chociażby w ogłoszeniu. Skutek? Stracony przez obie strony czas na spotkanie. Rozżalenie kandydata, który – być może – podzieli się swoją opinią na zewnątrz. Niezadowolony manager, który obarcza winą rekrutera za zarekomendowanie niewłaściwej osoby.

Niesprecyzowane obowiązki mogą i bywają źródłem nieporozumień między przyszłym pracownikiem a przełożonym. Skutek? Przedwczesne rozstanie się świeżo zrekrutowanego pracownika z firmą. I żal obu stron do siebie. Dodatkowo obrywa się rekruterom za niewłaściwie przeprowadzoną rekrutację.

Porządnie przygotowany, aktualny opis stanowiska pozwala na uniknięcie tego rodzaju sytuacji. Pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze, nerwy na powtórne rekrutacje. Pomaga budować employer branding i candidate experience.

UPS… potrzebuję OSP

Wzorów opisów stanowiska funkcjonuje wiele. Łatwo znaleźć taki, który będzie odpowiedni dla organizacji i do specyfiki stanowiska. Jak wypełnić dokument, żeby był faktycznie przydatny?

Krok 1: Zebranie informacji. Rozmowa z bezpośrednim przełożonym oraz pracownikiem to najcenniejsze źródło wiedzy o stanowisku.

Krok 2: Analiza informacji. Porównanie zebranych informacji z istniejącą dokumentacją (jakaś zawsze istnieje, bo wymaga tego prawo) pozwoli na wprowadzenie niezbędnych korekt i uzupełnienie braków. 

Na tym etapie należy porównać pozyskane informacje z innymi stanowiskami. Może się okazać, że te same obowiązki są pełnione przez inne osoby a za niektóre obszary nikt nie bierze odpowiedzialności.

Krok 3: Opis wymagań. Wylistowanie wymagań odnośnie doświadczenia i kompetencji twardych, które faktycznie są niezbędne na danym stanowisku.  Może się bowiem okazać, że podczas rekrutacji poszukiwana była osoba, która w firmie się nie sprawdzi, albo nie będzie wykorzystywała swoich umiejętności.

Krok 4: Opis kompetencji miękkich. Niestety, kompetencje miękkie nie mają charakteru zero-jedynkowego. Określenie niezbędnego ich poziomu bywa nieco problematyczne dla managera, który wcześniej nie musiał tego robić. Dlatego ważne jest tutaj wsparcie doświadczonego konsultanta/audytora.

UPS… kto mi przygotuje OSP?

Jeśli w organizacji nie funkcjonują opisy stanowisk, a do przeprowadzenia rekrutacji angażowany jest rekruter zewnętrzny, to przez przypadek właśnie on opis stanowiska przygotowuje. Kłopot w tym, że przygotuje opis tylko dla stanowiska, na które rekrutuje. Nie więcej. Będzie on zrobiony w takim zakresie, jaki jest niezbędny do rekrutacji, więc niemal na pewno zabraknie kroku 2.

Zatem kto? Albo wewnętrzny dział HR, albo zewnętrzny konsultant.

W jaki sposób robimy to my?

• prowadzimy wywiady z pracownikami i managerami, by poznać faktyczne obowiązki na danym stanowisku;
• sprawdzamy jaką wiedzę i umiejętności powinni posiadać pracownicy, aby właściwie wykonywać swoje zadania;
• analizujemy możliwe ścieżki kariery wewnątrz organizacji;
• ustalamy role i wartości danego stanowiska, co ułatwia ustalenie siatki wynagrodzeń.

Sprawdź: Opis stanowiska pracy

Czy firma może funkcjonować bez opisów stanowisk? Może. Historia zna takie przypadki. Czy można poszukiwać pracownika bez opisu stanowiska? Oczywiście, że można. Rekruterzy i kandydaci mają coś na ten temat do powiedzenia.

Czy będą to działania efektywne? Nie ma gwarancji. Opis stanowiska jest podstawą do podejmowania trafnych decyzji rekrutacyjnych. Może nie jest to łatwe, może jest czasochłonne, jeśli ma jednak przynieść wymierne korzyści w nieodległej przyszłości, to… warto.

P.S. Koszt nietrafionej rekrutacji to ~ 90 000,00 PLN przy wynagrodzeniu podstawowym 3 600,00 PLN